Information document regarding HI!Paris’ processing of personal data
( En français ci-dessous)/

Notice d’information sur les traitements de données personnelles mis en œuvre par HI!Paris

Data controllers:

As part of Hi!Paris, HEC Paris, headquartered at 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017
Paris, and Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), headquartered at route
de Saclay, 91128 Palaiseau process personal data for which processing they are
jointly controller.

Purposes of the data processing:

The data
processing allows the management of HI!Paris, its institutional communication
and the various events organised by HI !Paris, whether these events are in face-to-face
or remotely.

The legal base of the data processing is the mission in the general public interest
(cf. Article 6(1)(e)) of the General Data Protection Regulation.

Data origin and mandatory character of the data:

The data are collected directly from the concerned people. For the online events our
courses, the capture of the data related to the learner, staff or speaker’s visual
and sound environment is not mandatory but, in this case, the learner has to
switch off his/her camera and microphone.

The data processing does not provide a full automated individual decision¹.

Types of data categories :

The categories of collected data are: identity, images, contacts, school life
elements for learners and work elements for staff and teachers and some
technical or connection data such as cookies and logs and other data such as
chats comments, emails, personal or collective video presentations.

Concerned people

Staff, teachers and speakers, learners in a Hi !Paris training course or who have
received an invitation or registered to take part in a course or event, whether
in face-to-face or online.

Data recipient and possible transfer of the personal data outside the European Union

The data are managed by the concerned Hi!Paris staff and teachers and will be in read access
for the other participants of the class or event once the data are published in
the context of this class or event.

The HEC Paris and IP Paris IT staff and the company’s staff, in charge of the operation and maintenance of the platform can also
access the data for this sole purpose. The User acknowledges that the third
party may be located outside the territory of the European Union and agrees to
their data being transferred to such places. In this case, HI!Paris will take
all the measures necessary to ensure that the provider or partner guarantees an
adequate level of data protection in line with the data protection legislation
and regulation. In order to guarantee the privacy of Users and their personal
data, the subcontractors concerned are obliged among other things to sign
standard contract clauses approved by the European Commission. You are informed
when accessing a Webconference session that the collected data is transferred
in order to be hosted on US servers.

Retention Time:

The data are kept, for courses, in accordance with the legal obligations of Hi!Paris, for
the management of events for 3 years, once you have unsubscribed for corporate
communications and one year for the logs.

Individual rights:

You can access to your own data and obtain a copy
(Article 15 of the GDPR), obtain the rectification of inaccurate or incomplete
data (Article 16 of the GDPR), object to the processing of your data under the
conditions provided for in Article 21 of the GDPR and obtain the deletion of
your data under the conditions provided for in Article 17 of the GDPR.

You have, in certain cases, a right to portability
(article 20 of the GDPR) and to the limitation of the processing as provided
for in article 18 of the GDPR.

For any request concerning your data, you can contact:

If you consider, after contacting us, that your rights and freedoms are not
fully respected, you can make an on-line request to the CNIL or by postal
service.

Responsables de traitement :

Dans le cadre de HI!Paris, HEC Paris, dont le siège social est situé au 8 avenue de la Porte de Champerret, 75017 Paris
et Institut Polytechnique de Paris ( IP
Paris) , dont le siège social est route de Saclay, 91128 Palaiseau mettent en
œuvre des traitements dont ils sont conjointement responsables.

Finalités des traitements :

Les traitements mis en œuvre permettent d’assurer la gestion de Hi!Paris, sa communication institutionnelle ainsi que
des différents évènements organisés par HI !Paris que ce soit en
présentiel comme en distanciel.

La base légale du traitement est la mission d’intérêt public (cf. article 6.1.e)
du Règlement européen sur la protection des données conformément.

Source des données et Caractère obligatoire de leur recueil :

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées. En cas d’évènement en distanciel,
les données liées à la collecte de l’environnement visuel et sonore des
apprenants ne sont pas obligatoires, les participants peuvent désactiver leur caméra
et micro.

Le traitement ne
prévoit pas de prise de décision automatisée[1].

Catégories de données traitées:

Les catégories de données collectées sont : l’identité, des images, les coordonnées, des éléments
de vie scolaire pour les apprenants et de vie professionnelle pour les
collaborateurs et enseignants et des données techniques ou de connexion
notamment cookies et logs et autres données type commentaires dans les chats,
messages, vidéo de présentation personnelle ou collective.

Personnes concernées :

Les collaborateurs,
enseignants et intervenants, étudiants et participants à une formation de Hi !Paris
ou ayant reçu une invitation ou s’étant inscrit pour participer à un cours ou
un évènement en présentiel comme en distanciel.

Destinataire des données et transfert éventuels hors de l’Union Européenne

Les données sont gérées par les personnels
administratifs et enseignants concernés de HI!Paris et consultées par les
autres participants du cours ou évènement dès lors qu’elles sont publiées dans
le cadre du dit cours ou évènement .

Les personnels de la
DSI de HEC Paris, IP Paris et des prestataires en charge de l’exploitation et
de la maintenance des plateformes utilisées peuvent également accéder aux données,
à cette seule fin.

La personne concernée reconnait que le tiers peut être
situé en dehors du territoire de l’Union Européenne et accepte que ses données
y soient transférées. Dans ce cas, Hi!Paris prendra l’ensemble des mesures
nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un
niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la
législation et réglementation sur la protection des données personnelles. Afin
d’assurer le respect de la vie privée de la personne concernée et des données
personnelles, les sous-traitants concernés sont notamment signataires des
clauses contractuelles types validées par la Commission européenne. En accédant
aux sessions en ligne, vous êtes informés que les données personnelles
collectées dans le cadre du présent traitement sont transférées à des fins
d’hébergement sur des serveurs américains.

Durée de conservation :

Les données sont conservées, pour les formations, conformément
aux obligations légales de HI!Paris, pour les évènements 3 ans, suite à votre
dé-inscription pour les communications institutionnelles et d’un an pour les
logs.

Droits des personnes :

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir
une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes
ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données
dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD et obtenir l’effacement de
celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD. Vous disposez
dans certains cas d’un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la
limitation du traitement dans les conditions prévues par l’article 18 du RGPD.

Pour toute demande concernant vos données, vous pouvez
contacter les DPO

Si
vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et
Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à
la CNIL ou par courrier postal.

[1] Voir https://www.cnil.fr/fr/profilage-et-decision-entierement-automatisee